Para elegir un programa de facturación antes de pagar, debes comprobar diez criterios clave: declaración responsable del fabricante sobre VeriFactu, compatibilidad con la factura electrónica B2B, generación de código QR con huella SHA-256, cálculo de retenciones de IRPF, tipos de IVA vigentes, exportación para modelos tributarios, registros de anulación inalterables y soporte normativo garantizado.
Criterios legales: VeriFactu, SHA-256 y declaración responsable
El Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 fijan las especificaciones técnicas obligatorias para cualquier sistema informático de facturación en España. La base legal procede del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
- Declaración responsable del fabricante frente a falsas homologaciones: la Agencia Tributaria no homologa, no certifica ni inscribe programas informáticos en ningún registro oficial. Todo software comercializado debe incluir obligatoriamente una declaración responsable firmada por el desarrollador. Quien promociona su herramienta como «homologada por Hacienda» miente y vulnera la normativa vigente.
2. Trazabilidad mediante huella SHA-256 encadenada: cada asiento informático debe generar un registro de alta o un registro de anulación que incorpora un hash SHA-256 encadenado matemáticamente con el registro inmediatamente anterior. Este mecanismo garantiza la inalterabilidad de las facturas generadas y evita cualquier borrado oculto o contabilidad paralela.
3. Inclusión de código QR y registros estandarizados: el programa debe imprimir en cada documento expedido un código QR estructurado según los parámetros de la Orden HAC/1177/2024. Este código permite al receptor contrastar la validez del registro directamente ante la sede electrónica de la administración tributaria.
Elegir un software VeriFactu para autónomos que cumpla estos tres puntos evita las sanciones del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria: 50.000 € para el usuario por cada ejercicio fiscal que utilice sistemas no conformes y 150.000 € para el fabricante por cada ejercicio y tipo de programa vendido, además de 1.000 € por programa comercializado sin declaración responsable.
Criterios de intercambio: factura electrónica B2B y Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas regula la obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas exclusivamente entre empresarios y profesionales. Esta exigencia no sustituye a VeriFactu, sino que convive con ella de forma simultánea e independiente en la operativa diaria.
4. Diferenciación técnica entre VeriFactu y factura electrónica B2B: VeriFactu supervisa el software emisor y el envío de registros de facturación a la Agencia Tributaria; por el contrario, la normativa B2B define los formatos estandarizados de intercambio documental mercantil entre el proveedor y el cliente corporativo.
5. Gestión de estados de cobro y aceptación en 4 días naturales: el sistema debe permitir informar y recibir los estados del documento mercantil (aceptada, rechazada y pagada) en un plazo máximo de 4 días naturales desde el evento comercial. La factura electrónica para autónomos ya tiene calendario: la Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026, así que será obligatoria el 6 de octubre de 2027 para empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual y el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresas y autónomos (fechas definitivas, BOE).
Criterios tributarios: cálculo de tipos de IVA y retenciones de IRPF
El artículo 4 del Real Decreto 1619/2012 establece que la factura simplificada únicamente es aplicable en operaciones de hasta 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en determinados sectores minoristas autorizados. El software que contrates debe diferenciar estas operaciones frente a una factura completa ordinaria.
6. Cálculo de los tipos de IVA vigentes: la plataforma debe aplicar con exactitud matemática el tipo general del 21 %, el reducido del 10 % o el superreducido del 4 %, desglosando correctamente la base imponible y la cuota tributaria resultante.
7. Aplicación automática de retenciones en factura: los profesionales independientes deben aplicar un 15 % de retención según el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF cuando facturan a empresas, a otros autónomos o a comunidades de propietarios. En nuevos autónomos, la retención aplicable es del 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes tras comunicarlo por escrito al pagador. El alquiler de locales comerciales tributa al 19 %, las actividades agrícolas y ganaderas al 2 %, y el engorde de porcino y avicultura al 1 %.
| Concepto de la factura | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | honorarios del servicio | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | 1.000,00 € × 21 % | 210,00 € |
| Retención IRPF (15 %) | 1.000,00 € × 15 % | −150,00 € |
| Total factura (base + IVA) | 1.000,00 € + 210,00 € | 1.210,00 € |
| Importe a cobrar | total − retención | 1.060,00 € |
Las ventas a particulares no llevan retención de IRPF, y las sociedades de capital que facturan servicios a otras sociedades tampoco practican este descuento. El retenedor ingresa dichas cuantías mediante el modelo 111 trimestral y las detalla en el modelo 190 anual bajo la clave G01 (15 %) o G03 (7 %).
8. Preparación estructurada de modelos fiscales periódicos: el programa debe generar informes compatibles con el modelo 303 de IVA (presentado del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero) y con el modelo 390. En el IRPF, debe acumular el cálculo del modelo 130 al 20 % del rendimiento neto en estimación directa o al 2 % en actividades agrícolas, además de identificar las operaciones anuales con terceros que superen los 3.005,06 € para el modelo 347 de febrero.
Criterios funcionales: calendario normativo y accesibilidad operativa
El plazo para los desarrolladores de software finalizó el 29 de julio de 2025, tras cumplirse nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024. Los usuarios finales tienen fechas escalonadas: el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos, comunidades de bienes y sociedades civiles.
9. Adaptación a los ámbitos territoriales y exclusiones: el software debe ajustarse a las reglas del territorio de aplicación. Quedan fuera de VeriFactu las empresas del Suministro Inmediato de Información (SII), los contribuyentes de las haciendas forales de Navarra y del País Vasco (donde rige TicketBAI) y quienes emiten a mano sin ordenadores. Por el contrario, los profesionales en Canarias, Ceuta y Melilla sí deben cumplir íntegramente con VeriFactu.
10. Disponibilidad técnica en la nube y versiones lingüísticas: el programa debe garantizar el acceso seguro a través del navegador sin riesgo de pérdida local de datos, permitiendo trabajar en los idiomas oficiales del Estado como castellano, catalán o gallego, además de inglés, garantizando copias de seguridad continuadas ante cualquier inspección.
Preguntas frecuentes
¿La Agencia Tributaria dispone de una lista de programas homologados?
La Agencia Tributaria no homologa ni certifica ningún programa de facturación del mercado. La conformidad legal con el Real Decreto 1007/2023 se acredita exclusivamente mediante la declaración responsable emitida por el propio fabricante del software.
¿Qué ocurre si un autónomo utiliza un programa sin adaptar en 2027?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona la tenencia de sistemas no conformes con una multa fija de 50.000 € por ejercicio. Esta sanción se aplica de forma automática al usuario que utilice herramientas informáticas no adaptadas a VeriFactu.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica frente a VeriFactu?
VeriFactu será exigible el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. La factura electrónica entre empresas será obligatoria el 6 de octubre de 2027 si facturas más de 8 millones de euros y el 6 de octubre de 2028 en el resto de casos (Orden HAC/1028/2026).
¿Las facturas simplificadas deben cumplir los mismos requisitos técnicos?
Las facturas simplificadas expedidas hasta 400 € o 3.000 € deben incorporar el encadenamiento SHA-256 y el código QR oficial. Todo registro informático generado por el sistema queda sometido a las exigencias técnicas del Real Decreto 1007/2023.
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